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Se tiene la idea de archivo como un lugar trastero, en sótanos húmedos, polvorientos y con ratas y del archivero como una persona antipática. Gran parte de la culpa de esto la tiene la administración. El archivo se puede reducir a una forma matemática:

ARCHIVO = DOCUMENTACIÓN + ORGANIZACIÓN + SERVICIO

El vocablo “archivo” aparece con el mundo greco-latino y se hablaba de él para referirse a ese lugar donde estaba guardada la documentación. La palabra archivo tiene 5 sinónimos: lugar físico donde están los documentos, institución que conserva esos documentos, material de trabajo, depósito donde se guarda la documentación y colección de documentos.

ImagenPara poder elaborar un adefinición hay que razonarla y se hacen las siguientes preguntas:

¿Qué compone un archivo? Un conjunto de documentos en cualquier tipo de soporte

¿Quién lo crea? Lo genera cualquier persona física o jurídica

¿Cómo se forma? En el ejercicio de las funciones, en el día a día

¿Para qué se conserva? Pueden ser necesarios para el futuro o como justificante.

Según Vicenta Cortés, la función del archivo es recoger la documentación, conservarla, custodiarla y servirla a los investigadores y al público. Estas funciones coinciden con los objetivos:

– Organizar la documentación útil y vigente.

– Recibir documentación no vigente

– Valoración y selección de la documentación. Expurgo

– Clasificar la documentación y guardarla

– Descripción de la documentación que sirve para facilitar la información.

Y da el servicio a:

– Administración

– Ciudadanos

– Investigación y difusión cultural

Schellemberg planteará la teoría de las edades de un documento

– El documento nace es creado y tiene su máxima utilidad

– Pasa un poco más de tiempo y el documento se conserva

– Más tarde pierde utilidad y si no es expurgado sirve para la investigación histórica y cultural.

Archivo de gestión, momento en que los documentos se están tramitando. Se llama tambien archivo de oficina. El documento permanece un año.

Archivo administrativo, solo se da en las administraciones muy complejas con mucho volumen para trabajar. Cuando dejan de ser útiles los documentos se llevan allí. Está cercano al archivo. Transcurren 15 años desde su conclusión.

Archivo intermedio, cuando la documentación ha dejado de tener unidad para la gestión se transfiere a estos archivos. Empieza a actuar ahora el archivero. Se producen los pasos de ordenación, selección y expurgo de la documentación.

Archivo histórico, la documentación que  una vez valorada vale la pena para la investigación cultural se guarda en el archivo histórico.

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