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Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de los archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigaciónImagen, la necesidad de contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuando le correspondia regar a cada uno sus parcelas, etc. la necesidad de regular la vida social requería la aparición de un instrumento tan importante como es la escritura. Y la escritura requeria también un soporte, que al principio era la arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban el registro de todo. Son las tablillas de escritura cuneiforme que casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros documentos escritos donde aparecen relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada. En estas civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su propia identidad. El archerion griego y el archivium o tabularium romano fueron instituciones establecidas por la legislación de la época. También la importancia que se concedió a los archivos viene dada por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del derechoImagen como gran aportación del mundo romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia del documento escrito, pues por el influjo germánico se imponía más el valor oral que el documento escrito. En en caso de los Archivos reales como se trataban de Cortes itinerantes sus fondos siempre estaban expuesos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de un archivo. Concretamente en el Reino Visigodo si sabemos que existe la figura del tesaurus que era el lugar donde se conservaba la documentación real, los códigos y los tratados reales.

El documento de Archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido utilitario,por cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Así Imagenvan a ir apareciendo las primeras chancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos, en una época en la que el poder estaba atomizado. También en la Edad Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales. En las repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y franquicias en las Cartas Pueblas y eran documentos que habia que guardar. Y así nacen los primeros concejos y los primeros archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen varios hechos importantes:

* Aparición en Occidente del papel.

* Resurgir de las ciudades

* Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la base fundamental para una organización archivística mínima. Se recupera el valor del documento como prueba jurídica.

En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de Aragón, creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los documentos que emanaban del rey.

Con el Renacimiento surgieron las monarquías autoritarias y con ellas el concepto de Estado Moderno. La vida administrativa se hace más compleja y empiezan a aparecer nuevas instituciones y con ellas aparecen los Archivos del Estado. Con la aparición de los Austrias en España, en 1545, Carlos I decide crear un Archivo General para la administración del reino de Castilla. Ese archivo general se estableció en una antigua fortaleza ubicada en Simancas, donde luego su hijo Felipe II concentrará todos los documentos procedentes de las diferentes instituciones de la monarquía hispánica. Con el RenacimientoImagen apareció tambien un invento trascendental, la imprenta, y con ella el uso de caracteres móviles para imprimir. Los documentos por ello van a proliferar. La imprenta va a multiplicar las copias de los documentos.

El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustración, y ese sentido va marcando la idea de preservar los documentos para la historia. Fruto de ese pensamiento fue la idea de Carlos III de crear un nuevo archivo, el Archivo de Indias, creado con los fondos que se conservaban en Simancas sobre la adminstración de las Indias y establece ese archivo en Sevilla.

La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido de la propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los documentos ya no son del rey si no de la nación, por ello se establece el carácter de archivos públicos.

En el siglo XIX una serie de cambios conocidos bajo el nombre de revolución burguesa repercuten sobre la estructura político-administrativa. El Antiguo Régimen desaparece y con él muchas institucione s que son sustituidas por otras. Pero incluso en España, desde 1700 a 1715 la nueva dinastía borbónica disuelve el régimen polisidonial por un nuevo modelo centralista dividido en provincias. A partir de 1812-1833 aparece el régimen liberal que hace desaparecer las instituciones anteriores, se hace una nueva división provincial y aparecen los ministerios y las cortes. En 1836 tiene lugar el proceso desamortizador de Mendizábal que tuvo gran transcendencia, en el que los bienes de las distintas órdenes religiosas son declarados bienes nacionales y pasan a ser del Estado.

El nuevo régimen liberal crea unas nuevas necesidades. El nuevo Estado crea una imperante estructura de archivos. Así se crea la Junta de Archivos en 1847 y en 1848 se crea la Dirección General de Archivos de España y Ultramar.

En 1858 se crea el cuerpo facultativo de archiveros, bibliotecarios, arqueólogos y anticuarios con el fin de catalogar la masa documental que pasó al estado Imagencon motivo de la desamortización. Ese mismo año se creó el Archivo Central de la Administración de Alcalá de Henares para guardar la documentación de aquellas instituciones que habían desaparecido con la caída del Antiguo Régimen y como archivo intermedio guardaba toda la documentación que generasen los ministerios una vez pasado el tiempo establecido. En el año 1866 se creó el Archivo Histórico Nacional de Madrid, en 1881 se crearon los archivos de las delegaciones provinciales de Hacienda y se le encomendó la custodia al cuerpo facultativo de archiveros.

En 1901 se estableció por reglamento todo el régimen de gobierno y funcionamiento de los archivos del Estado que dividía los archivos en generales, regionales y especiales.

En 1969 se creó el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares para sustituir al que se habia creado en 1858. Sigue siendo un archivo intermedio de los ministerios.

A partir de 1979, la nueva Constitución española establecía un nuevo modelo descentralizado de Estado, de adminstración: las Comunidades Autónomas; y se necesitaban crear archivos autónomos.

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